Elementa Company | Blog

Het stond in de krant, de overheid gaat slordig om met ICT. Een paar jaar geleden stond zoiets daar ook al. Toen had ik nog geen blog dus ik grijp de kans nu.

Het probleem is niet zozeer de deskundigheid, al kan je vaak wel vragen stellen bij de keuzes die gemaakt worden, maar vooral de betrokkenheid. Dat zie je in organisaties, zodra iets te groot wordt neemt de betrokkenheid van het personeel af en verdwijnt het gevoel van verantwoordelijkheid. Niemand is meer aansprakelijk, de budgethouder bepaalt wat er gebeurt en of dat nu een wethouder is, of een sector-directeur of …

In de praktijk

Een klant van ons werd gekocht door een grote beursgenoteerde organisatie. Het personeel van de nieuwe bazen wist uiteraard precies hoe het moest en wij keken toe hoe de integratie van de ICT plaats vond en we vonden het – natuurlijk – helemaal niks. Zorgen voor de mail, hoe simpel kan het zijn, zelfs dat werd al moeilijk gemaakt. Ze hadden een spamfilter waarvoor je moest bellen en vragen of je alsjeblieft via de workaround mocht mailen want een pdfje in de attachment zette het systeem al op z’n kop. Natuurlijk waren er betere manieren van werken geweest maar deze bange systeembeheerders voerden hun manager met angstige informatie. De manager was vooral manager en geen ict-er, hij koos voor de zekerheid dat als hij de adviezen opvolgde er in ieder geval geen ongeluk zou gebeuren. Angst is geen leidraad voor goede ICT en het zal u niet verbazen dat de resultaten van deze onderneming de laatste jaren zeer te wensen overlaten en dat veel van deze managers inmiddels ergens anders bang zijn. Van het overgenomen bedrijf is vrijwel niets meer terug te vinden.

Een andere klant van ons was weer eens aan een reorganisatie toe. De deskundigen die er de afgelopen jaren de burelen bezetten zijn opeens afgevloeid en elders aan het werk, de kennis die zij in huis hadden is zoek, nieuwe mensen vinden het wiel nu opnieuw uit en verse targets worden vastgesteld door gretige en ambitieuze managers. De interne helpdesk is opgedoekt, de werkplekautomatisering wordt volledig uitbesteed aan een externe dienstverlener, zo’n bedrijf dat eerst een ticket aanmaakt en pas na evaluatie iemand op het probleem afstuurt. Nou, dat is dan wel het einde van de slagvaardigheid. De adviseur die er van de week met een laptop op uitgestuurd werd voor een presentatie had een slecht werkende Internet Explorer 7 op zijn systeem. Zo’n man wordt nooit meer goed geholpen door zijn helpdesk, in ieder geval niet in de 45 minuten die hij nog had voor hij voor de leeuwen moest. Het is ongelooflijk wat zo’n ervaring doet met de ontwikkeling van de creativiteit en de betrokkenheid van je personeel.

Ik ben dus niet zo’n fan van grote units, ik denk dat de betrokkenheid in kleine groepen groter is. Managers die te grote groepen aansturen worden niet persé geleid door de behoeften van hun medewerkers maar meer door een eigen paralelle agenda met doelstellingen waar die medewerkers weer minder binding mee hebben. Efficientieverhoging, rationalisatie… maar daar wordt het gek genoeg niet betaalbaarder van. De loonkosten zijn hoog, en er is een eind aan de productiemogelijkheid van een persoon.

Hoe declarabel ben je?

Een rekenvoorbeeld: 70% productietijd, 70% van de tijd declarabel zijn, is bij ons op de zaak de norm. Er zijn mensen die vinden dat 70% te laag is maar wij voelen ons daar prima bij en al denk ik dat 85% ook wel haalbaar zou zijn, het wordt er vast niet gezelliger op als je het absoluut maximale er uitperst, dat wil ik niet. Minder dan 70% kan ook weer niet, daar zijn de (loon-)kosten te hoog voor. Als die kosten lager waren zou ik drie mensen in dienst nemen in de plaats van één en als elk van die drie 45% rendabel zou zijn dan is mijn productie 135%. Moet je je voorstellen, zou onze kwaliteit van leven dan niet beter zijn dan nu, zou mijn personeel beter functioneren en halen we dan met elkaar betere resultaten? Vijfenveertig procent productief per mens en toch samen meer produceren. Dan heb je tijd om na te denken, om te experimenteren en te filosoferen. Ontwikkel je in alle rust betere producten dan nu met die ene figuur die alles in z’n eentje moet doen in 70% van z’n werktijd?

Een paar weken geleden in Zuid-Afrika staan zo’n 35 mensen met bezems, emmers en ander gereedschap een stuk weg te maken. De bitumen worden de pothole ingeveegd en opgestookt met branders en zo. Ziet er heel primitief uit, wij zijn gewend aan die dikke machines waar één mannetje voor nodig is. Zo’n machine kost een vermogen, de mannen in Zuid-Afrika een stuk minder – ik hoorde dat het minimum zo’n 100 euro per maand is, en een secretaresse verdient 800. Natuurlijk kan je niet zo’n geavanceerde weg aanleggen met 50 mensen als wij met zo’n machine doen maar 6% werkloosheid is ook slecht nieuws…

Nationaal Cyber Veiligheidscentrum

Men zegt dat de werkdruk in de ambtelijke wereld niet zo hoog is, ik kan dat niet altijd beoordelen maar zie niet zo’n groot verschil tussen ambtenaren en medewerkers van een corporate organisatie. Ik kan me wel voorstellen dat de kwaliteit van de ICT bij de overheden baat heeft bij rust, gedeelde kennis, gemeenschappelijke doelen, bescherming en veiligheid. Tegelijkertijd moet je wel zorgen voor goeie outbound gerichte mensen en iets doen aan die conservatieve doorgegroeide systeembeheerders die bij alles wat een medewerker voorstelt zegt “nee, kan niet”. Hij bedoelt dan vaak “geen zin in, ingewikkeld.”

Daar wordt je ICT pas echt slecht van.

Trek goed personeel aan, zegt de krant. Wij blij dat we een whizzkid hebben die ook bij de overheid op het Nationaal Cyber Security Center werkt. Bij ons zorgt hij er voor dat onze systemen veilig zijn. Doet-ie best goed.