Tot je kin er in, dat doet een aanbesteding met een klein bedrijf. Het slorpt alle energie op, je hoofd zit er vol mee, je wilt het niet maar je doet het wel, het is een raar, beetje wezenloos momentum.
Doodse stilte klinkt er in het proces want je moet je aan regels houden die zijn vastgesteld zonder dat je er invloed op had maar die een enorme invloed op je capaciteit en mogelijkheden hebben. Er is een stapel papier en aan het eind daarvan staat een waarderings-systematiek: zoveel procent voor prijs, zoveel voor presentatie, zoveel voor de oplossing, zoveel voor dit, dat, zus, zo. En bonuspunten. Als je voldoende punten haalt krijg je de opdracht.
Ben je dan zo slim?
De procedure is helemaal uitgeschreven, de eisen zijn gesteld, maar wat doe je nou als leverancier als je zeker weet dat niet kan wat ze vragen? Als bijvoorbeeld de tijd te kort is om het product te maken of als je aanvoelt dat het technisch onmogelijk is? Ben je dan zo slim om te zeggen dat je het daar en daarom niet gaat doen? Maar dan kiezen ze een ander – want aanbestedingsprocedure – en ben je de klant kwijt. Goeie kans natuurlijk dat de ander het ook niet gaat halen, maar wat gebeurt er dan? Komt de klant dan terug, zegt “sorry we hadden beter naar je moeten luisteren” en geeft de opdracht alsnog aan ons? Ehhh nee, zo werkt het niet, klant is in zee gegaan met een falende leverancier en blijft daar gewoon bij. Wel iets om rekening mee te houden.
We dromen ervan
Technisch is deze klus lastig, de mensen willen iets wat eigenlijk niet kan. Eerst zaten we vol in denial, we vonden dat het niet gemaakt kon worden. Maar het zoemt in ons hoofd rond en nu hebben we iets bedacht waarvan we geloven dat het te maken is. Alleen de berekeningen die er onderdeel van zijn daar hebben we nog een probleem mee. Van de week heb ik een keer een hele nacht gedroomd van dit project, ik heb keer op keer gebouwd maar ook in die dromen liep ik vast op de manier waarop de berekeningen gemaakt moeten worden.
Als dromen voorspellend zijn kunnen we er maar beter niet aan beginnen. Maar het trekt, het is zo gaaf om te maken, als dit kan hebben we een wonder gebouwd en daar worden techies blij van.
Voortschrijdend inzicht
Stel dat we ‘t aanbieden dan heb ik natuurlijk nog geen idee wat het moet kosten. Zo’n nieuw ding kan je eigenlijk niet doen via de aanbestedingsvorm. Het is nog niet bedacht, waar moet je de prijs vandaan halen? Je moet eigenlijk met de mannen daar om de tafel om je voortschrijdende inzichten te toetsen en te bespreken. Maar dat kan nu dus niet, want aanbesteding en dus gedoseerde informatie en daarom geen tussendoor-contacten. Schatten op niveau, wel even opletten.
Een ondernemer met wie we samenwerken heeft laatst gezegd niet meer mee te doen aan aanbestedingen. Ik snap haar goed. Het is niet in het belang van klant, leverancier of product. Het is een schijnwerkelijkheid die ergens in het traject ruzie gaat opleveren, of een tekort – dat kan ook. En een werkelijkheid die echt waanzinnig veel energie en tijd vraagt.
Uiteraard staat er in de details dat al die energie niet doorberekend mag worden.